Jede Mail im Original.
Unveränderbar. Und in Sekunden wieder da.

„Revisionssicher“ steht in jedem Prospekt. Der Unterschied ist, ob jemand es vorführen kann. Das Folgende ist keine Zusage von uns, sondern die wörtliche Antwort des Speichers auf den Versuch, eine Mail vor Fristablauf zu löschen — mit den höchsten Rechten, die es dort gibt.

Die Sperre endet mit der Frist — und zwar auf den Tag. An den Speicher geht immer nur die Mindestfrist, also das früheste Datum, an dem gelöscht werden darf. Nie die Höchstfrist, und nie „für alle Fälle etwas länger“. Was keiner Aufbewahrungspflicht unterliegt, wird gar nicht erst gesperrt.

Bis hierher ist alles unsere Unterschrift. Die zählt nur so weit, wie Sie uns trauen — wer unseren Schlüssel hat, könnte die Vergangenheit neu schreiben und neu unterschreiben. Deshalb endet unser Nachweis nicht bei uns.

Jede Nacht fassen wir den Stand aller Archive zu einer einzigen Zahl zusammen und lassen sie von einem qualifizierten Zeitstempeldienst bezeugen — einem beaufsichtigten Vertrauensdiensteanbieter, der davon sein eigenes Protokoll führt. Nach eIDAS Art. 41 gilt damit kraft Gesetzes als richtig, dass diese Daten zu dieser Sekunde so existierten. Wer das bestreiten will, muss es widerlegen.

Und Sie bekommen denselben Beleg. Jeden Tag, in Ihr eigenes Postfach: Ihr Siegel, der Rechenweg bis zur bezeugten Zahl, der Zeitstempel. Ab da liegt die Gegenprobe bei Ihnen — an einem Ort, den wir nicht anfassen können. Wer die Vergangenheit fälschen wollte, müsste auch bei Ihnen einbrechen.

Dass ein Zeitstempel für alle Archive genügt, ist kein Sparen an der falschen Stelle, sondern derselbe Aufbau, den die technische Richtlinie des BSI für beweiswerterhaltende Archivierung vorsieht (TR-03125, nach ArchiSig): ein Hashbaum, eine Wurzel, ein Zeuge. Ihr Nachweis wird dadurch nicht schwächer — nur bezahlbar. Und weil er bezahlbar ist, läuft er jede Nacht statt einmal im Jahr.

Etablierte Archive unterschreiben ihre Exporte durchaus — üblich ist eine Signaturdatei je Nachricht über SHA-256, prüfbar mit OpenSSL. Das ist solide, und wir machen es auch. Aber eine Unterschrift beantwortet eine Frage: unverändert? Die zweite Frage — seit wann? — beantwortet sie nicht.

Genau daran hängt der Satz „rechtssichere Archivierung“. Ein Archiv, in dem der Betreiber die Zeit selbst setzt, muss man ihm glauben. Eines mit bezeugter Zeit nicht — und das ist der Unterschied zwischen einem guten Produkt und einem Beweismittel.

Warum wir kein Testat vor uns hertragen

Prüfsiegel für Archivsoftware sind freiwillig — kein Gesetz verlangt sie, weder von uns noch von Ihnen. Und sie leisten weniger, als der Name vermuten lässt. Das steht nicht in unserer Werbung, sondern in den GoBD selbst:

Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung werden weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung noch verbindlich erteilt. GoBD, Rz. 179 · ebenso Rz. 181 zu Testaten Dritter über Software

Dazu kommt: Ein Testat gilt für genau den geprüften Programmstand — gepflegte Software ist morgen ein anderer. Was rechtlich wirklich zählt, könnte ohnehin keine Software mitbringen: Ihre Verfahrensdokumentation (GoBD Rz. 151 ff.) und dass Ihr Verfahren in der Praxis so läuft, wie es dort steht. Die Vorlage dafür liefern wir ausgefüllt mit.

Wir legen deshalb etwas anderes vor: jede Zusage mit der Mechanik, die sie trägt, und dem Namen der Prüfung, die sie belegt. Nachvollziehbar auf Ihrer Anlage, an jedem Tag — nicht einmalig im Prüfungsjahr.

Wir liefern nicht nur das Programm, sondern den Betrieb dazu — oder übergeben Ihnen alles, wenn Sie es selbst betreiben wollen. Den Umzug Ihres Altbestands machen wir ohnehin mit.

Eine Seite, die mit Nachprüfbarkeit wirbt und die Lücken verschweigt, wäre ihr eigenes Gegenargument. Stand dieser Seite: